La forma de llevar a cabo una asamblea cambió radicalmente, ya que, por temas de salud, bioseguridad y distanciamiento social, se vieron obligadas a realizarse 100% virtuales, modalidad que seguramente va a seguir expuesta a pesar de la apertura del mercado.
Algunos beneficios que tiene realizar las asambleas de manera virtual son:
- Costos mínimos en logística
- Asamblea desde la comodidad del hogar
- Cuidados contra la situación actual de salud
- Más eficiencia
- Optimización de tiempo
- Mayor participación de los copropietarios
Para el éxito de una asamblea virtual se deben tener en cuenta un sinnúmero de elementos técnicos y legales para que todo salga excelente y por ende, los administradores deben estar acompañados de profesionales expertos que les colaboren en toda la gestión.
¿Qué se debe tener en cuenta para una asamblea virtual?
- Logística de registro e implementación de asamblea virtual
- Gestión de validación y votación virtual
- Identificación digital de los participantes
3 problemas que pueden enfrentar realizando una asamblea virtual sin ayuda profesional.
- Invalidación de identificación virtual
- Posibilidad de morosos votando por la no parametrización de los mismos
- Impugnación de asambleas por mala gestión digital
Dentro de la experiencia que hemos tenido en Munily, para efectuar exitosamente una asamblea de copropietarios virtual se deben seguir 5 pasos muy sencillos:
- Definir la fecha. Una vez se tenga establecida la fecha en la que se quiere hacer la asamblea, se debe avisar a los participantes por lo menos con 10 días de anticipación, pero no más de 20.
- Enviar un correo con la información de la asamblea y el link de registro. Se debe enviar un enlace en donde los copropietarios puedan inscribirse a la asamblea, en donde especifiquen sus datos personales y su unidad inmobiliaria. Adicional a esto, se debe enviar en este primer correo toda la información como reglas de la asamblea y orden del día.
- Validar información enviada por los copropietarios y hacer un totalizado de esta. El administrador deberá validar los poderes de votación de todos los registrados de forma manual y totalizar la cantidad de votos permitidos por personas en un Excel.
- Tener organizado el orden del día y votación en la plataforma a usar. Se deberá configurar las preguntas de votación según el orden del día en la plataforma, y la información de los votantes según su estado financiero con el PH.
- Esperar la fecha de asamblea. Para esta fecha se recomienda tener todo listo con 24 horas de anticipación. La plataforma configurada según los parámetros necesarios, los poderes en mano de la administración y confirmación de asistencia de los copropietarios.
Para ayudar a los PH a tener una excelente gestión en las asambleas, en las asambleas de Munily
El administrador se encarga de:
- Definir fecha y hora de la asamblea.
- Enviar el nombre del administrador, nombre de la PH y el correo electrónico.
- Enviar convocatoria con el link de registro por correo electrónico.
- Definir el orden del día.
- Definir y enviar el listado de preguntas con las opciones de respuestas.
- Realizar simulacro de la asamblea.
- Realizar cuadro de Excel con el totalizado de poderes (24 horas antes a más tardar).
- Enviar listado de morosos: nombre, correo electrónico y unidad inmobiliaria (24 horas antes a más tardar).
Munily se encarga de:
- Generar el link de registro con el mensaje de convocatoria.
- Subir el orden del día y las preguntas a la plataforma.
- Realizar simulacro de la asamblea con la administración.
- Configurar la plataforma con cantidad de poderes.
- Configurar la plataforma con derecho a voto.
- Comunicar las reglas de la asamblea.
- Moderar la asamblea virtual.
- Permitir el uso de la palabra.
- Enviar vídeo, audio, copia del chat y el resultado de las votaciones.
Para recibir más información sobre las asambleas virtuales de copropietarios realizadas por Munily, puede escribirnos a marwa@munily.com
